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El hombre demuestra su sociabilidad comunicándose con los demás en un mecanismo de intercomunicación mutua. Esta intercomunicación se hace básicamente de forma oral, puesto que su aprendizaje es más simple que la escrita y, aunque se haya preparado un informe por escrito, en muchas ocasiones deberá referirse a su contenido en forma oral; dicha intervención podría marcar el éxito de sus funciones o, al menos, ayudarle considerablemente.
Diferentes tipos de presentaciones necesitan de oradores preparados y que consideren disímiles elementos. Por ejemplo, una exposición de ventas puede parecer una conversación pues es interrumpida por preguntas del comprador; diferentes es el caso de una exposición en un auditorio donde hay diverso público. Pese a parecer distinto, estas actividades requieren de pasos similares: planeación, estructura, apoyos, desarrollo y estrategia son una base para la conformación de una buena presentación.
 

Analizar la situación
Antes de comenzar cualquier presentación, es fundamental que el orador imagine la situación que enfrentará. Quizás para él, su presentación es lo mejor que existe pero el público opinará lo contrario, llegando incluso a aburrirse. Puede confiar en lo que hará y que estará en lo correcto, siempre y cuando considere tres factores: el público, su propia calidad como orador y la ocasión (momento).
 

Analice al público
Cuando alguien va a efectuar una presentación, no basta con tener buenas ideas. Debe exponérselas de un modo que los oyentes las entiendan y las valoren. Al querer saber más sobre su público, el orador estará marcando el estilo que le dará a su material para ceñirse a los intereses, necesidades y antecedentes del público.
¿Quiénes son los miembros clave de su público? No todos los miembros de un público presentan la misma importancia. En ocasiones sólo uno o dos pueden aceptar o rechazar aquello a lo que se esté llamando en la exposición.
Algunas veces no se hace complejo identificar a los miembros clave. Sin embargo, antes de hablar, podría ser útil investigar con el fin de identificar a los líderes de opinión y a las personas del público que toman decisiones.
 

¿Qué tanto saben? No es lo mismo hacer una presentación a un grupo de personas expertas en un tema que a un público menos informado. De hecho, probablemente se aburrirían y esas explicaciones básicas los ofenderían. También es importante que el orador pregunte qué es lo que los oyentes no saben. Los inexpertos o desinformados se sentirán confundidos (así como aburridos y perplejos), a no ser que se les suministre información básica

¿Qué quieren saber? Las personas siempre ponen más atención a aquello con lo que se sienten más identificados o bien, les interesa más, pero no con lo que al orador le interese (normalmente esto produce el efecto contrario). Los cargos que ocupen las personas que conforman su público pueden darle pistas sobre lo que quieren saber. Si los miembros del público son especialistas (por ejemplo, en ingeniería, finanzas o marketing), lo más probable es que se interesarán en los aspectos técnicos de una charla que se refieren a sus áreas. Por otra parte, un grupo de inexpertos, seguramente se aburrirá con una exposición en la que sólo se hable de temas que no conocen.

¿Cuáles son las preferencias personales? Las ideologías de los oyentes marcarán una tremenda diferencia en la forma de recibir el mensaje. Algunos serán partidarios de una presentación formal, pero otros optarán por una más liviana. Ciertos públicos aprecian mucho el sentido del humor, mientras que otros son más escrupulosos. El solo hecho de conocer estas preferencias puede marcar la diferencia entre una buena presentación y una deficiente.
El tema de las preferencias y normas de los oyentes es tan importante de considerar que si se pasan por alto, puede ocurrir que éstos se vayan en contra del orador y destruir su credibilidad. Un tópico con el que hay que presentar mucho cuidado es el humor, ya que un chiste que alguien considere inteligente y divertido quizá ofenda a su público. Es probable que una broma tenga efectos contraproducentes si incomoda a una persona.

¿Qué características demográficas son importantes? Algunas características mensurables de sus oyentes podrían insinuarle cómo preparar sus comentarios. Una de ellas es el sexo. ¿Cuántos de los asistentes serán hombres y cuántas mujeres? Se debe poner mucha atención a temas que pudieran generar cierto resquemor en el auditorio, por eso los chistes de género son poco recomendables, haciendo también alusión al punto anterior.
Otro elemento demográfico es la edad. Un vendedor de seguros de vida no tendrá que ofrecer su producto de la misma manera a personas de la tercera edad que aquellos que recién comienzan su etapa laboral. Así como la edad es importante, también lo son los antecedentes culturales. Lo lógico es aplicar criterios distintos dependiendo con qué público se enfrenta. No es lo mismo dirigirse a personas que nunca han asistido al colegio, que a profesionales cursando un magíster.
Un elemento demográfico no menos importante es la posición económica de quienes lo escuchan. Este factor será mucho más considerable en ventas, donde los recursos económicos “califican” a los posibles clientes como prospectos para un producto o servicio.
¿De qué tamaño es el grupo? Cualquier persona puede preguntarse por qué es tan importante el número de asistentes que irá a la presentación. Simple: este factor regirá los planes más básicos del discurso. ¿Cuántas copias debe sacar de los documentos para repartirlas? ¿Cuánto deben medir las transparencias y qué tipo de letra deben tener los power point? ¿Cuánto tiempo debe dedicar a una sesión de preguntas y respuestas? Con un público extenso, es necesario considerar una gama más amplia de intereses; la presentación y el leguaje que escoja tenderán a ser más formales, y es posible que haya menos interrupciones y preguntas o comentarios.

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